Een opgeruimd archief voor Woonbedrijf

Woonbedrijf SWS-HHVL

Woonbedrijf SWS-HHVL is een woningcorporatie in Eindhoven. Zij verhuurt ongeveer 32.000 woningen en appartementen waaronder zo’n 3.500 studenten-units. Dit laatste in nauwe samenwerking met TU/e, Fontys Hogescholen en de Design Academy. Woonbedrijf is in 2004 ontstaan uit een fusie van de Sociale Woningstichting Eindhoven en Hertog Hendrik van Lotharingen (voorheen Philips woning-en grondbeheer). De oorsprong van Woonbedrijf ligt al in het begin van de vorige eeuw toen Philips de eerste arbeiders woningen bouwde in het Philipsdorp en daarnaast de Woningbouwstichting St Joseph werd opgericht (1919).
Bij Woonbedrijf werken op dit moment (2011) zo’n 450 mensen met een jaaromzet van ongeveer 75 miljoen euro.

EPA-label

Begin 2009 stond de afdeling Vastgoed voor de uitdaging om alle woningen van Woonbedrijf te voorzien van een EPA-label. Dit energielabel bepaalt mede de hoogte van de te betalen huur en werd door het Rijk verplicht gesteld. Daardoor moesten van alle woningen en complexen actuele tekeningen worden opgehaald uit het archief. Een uitdaging waarop “Documentbeheer” onmogelijk een antwoord kon geven omdat de archiefbergingen “een zooitje waren”. Er was nauwelijks overzicht van het aanwezig materiaal, technisch archief van SWS & HHVL stond door elkaar en vaak nog op oude codes. Daarnaast stonden er nog circa 3.000 dozen archiefmateriaal opgeslagen in externe archieven.

Bert Vermeer-projectleider:

“In april 2009 werd besloten om het complete archief te gaan opruimen, ordenen en voor een belangrijk gedeelte te digitaliseren. Daarvoor werden in totaal 4.400 archiefdozen naar een centrale locatie gebracht. TU/e studenten van de afdeling bouwkunde werden ingehuurd om in 1e instantie het technisch archief te saneren. Dit ging aan de hand van een landelijke “Advieslijst Bewaren en Vernietigen”; opgesteld door het landelijk DIV platform voor woningcorporaties. In de eerste maanden werd afscheid genomen van circa 3.20 archiefdozen aan verouderd materiaal, totaal ongeveer 375 m3 papier.

Het resterende technisch materiaal werd geordend op complexnummer en voorzien van een barcode. De betreffende barcode is opgebouwd uit een aantal elementen waaronder het complexnummer, de fase van de bouw en de NL-SFB code. Met de ordening is ook bepaald wat zou worden gedigitaliseerd en wat nog in dozen werd opgeslagen. Uiteindelijk zijn 25.000 tekeningen door Dataspace gedigitaliseerd en via de barcodeherkenning geïmporteerd in het DMS systeem van Woonbedrijf (Square DMS). Eindresultaat van het project is, naast veel minder archiefdozen, een actueel (digitaal) archief. Mede dankzij de ordening en digitalisering van het archief hebben alle huurwoningen inmiddels een EPA-label en kan de afdeling vastgoed terugvallen op een betrouwbare informatiebron.”

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag