VHE-dossiers van Maaskant Wonen gedigitaliseerd door Dataspace

In de zomer van 2014 zijn alle VHE-dossiers van Maaskant Wonen gedigitaliseerd door Dataspace. Directiesecretaris Harry van der Nat vertelt aan Laurens van Thiel van Dataspace hoe Maaskant Wonen de samenwerking ervaren heeft en wat het heeft opgeleverd.

Wie is Maaskant Wonen?

Woningstichting Maaskant Wonen is een sociale verhuurder, die ruim 1.800 woningen verhuurt in Stein en Elsloo. In deze twee woonkernen van de gemeente Stein wonen samen ongeveer 21.000 personen verdeeld over 8.800 huishoudens. Het woningaanbod varieert van eengezinswoningen en eenvoudige flats tot zorgwoningen en ruime appartementen.

Waarom Dataspace?

Tijdens het event “Laagdrempelig Digitaal Werken voor Midden- en Kleine Woningcorporaties” heeft Harry van der Nat, samen met twee collega’s, kennisgemaakt met Dataspace: “Het event was georganiseerd op de locatie van Dataspace in Eindhoven. Daar kregen we ook een rondleiding door het bedrijf. De professionele aanpak en werkwijze van Dataspace spraken ons alle drie meteen aan en we hebben het bedrijf uitgenodigd om ons vrijblijvend een offerte te doen toekomen voor het digitaliseren van onze VHE-dossiers.” Hoe heeft Maaskant Wonen het gehele traject ervaren? Als onderdeel van het offertetraject wordt eerst een (gratis) scantest gemaakt: twintig VHE-dossiers worden bij wijze van proef gedigitaliseerd.

Op basis van deze test en de uitgebrachte offerte heeft Maaskant Wonen Dataspace opdracht gegeven om alle VHE-dossiers te laten digitaliseren. Dataspace heeft een draaiboek gemaakt inclusief planning. Omdat Maaskant Wonen ervoor had gekozen om de dossiers niet te laten vernietigen na het scannen, werden de hangmappen een week of drie later weer teruggebracht en op exact dezelfde plek teruggehangen in de kasten die inmiddels een plek hadden gekregen in de kelder van het kantoor. Tegelijkertijd kregen we een harddisk waarop alle dossiers waren gescand. Prima geregeld!

Wat zijn de voordelen van het digitaliseren?

Actuele en historische gegevens van onze woningen zijn makkelijker toegankelijk voor alle medewerkers van Maaskant Wonen. Doordat zes kantoorkasten met hangmappen overbodig zijn geworden, is er flink wat werkruimte vrijgekomen op de betreffende afdeling … een plezierige bijkomstigheid voor de collega’s die daar werkzaam zijn.

Heb je nog tips voor andere woningcorporaties?

Ik heb maar één tip voor collega-corporaties: laat je papieren documenten digitaliseren door Dataspace! Omdat Dataspace je alle werk uit handen neemt, is het laten digitaliseren van je papieren documenten een zorgeloze klus. De documenten worden opgehaald, ontniet, gescand en desgewenst weer terugbezorgd en op exact dezelfde plek teruggeplaatst. Als Maaskant Wonen nog weer eens een soortgelijke klus heeft, gaan we zeker weer naar Dataspace!

Wat was de reden voor Maaskant Wonen om de VHE-dossiers te digitaliseren?

Informatie wordt steeds vaker digitaal aangeboden. Correspondentie van huurders en facturen van leveranciers komen steeds vaker via e-mail binnen. Maaskant Wonen wilde niet achterblijven bij de trend om deze informatie digitaal te verwerken door middel van een Document Management Systeem (DMS). Een onderdeel van deze digitale verwerking was ook het scannen van de bestaande VHE-dossiers: de dossiers met de technische en verhuurgegevens van iedere afzonderlijke woning of verhuureenheid. Deze papieren dossiers, opgeborgen in meer dan 1.800 hangmappen, namen een kastruimte van zes kantoorkasten in beslag! Door deze informatie te laten digitaliseren kwam niet alleen flink wat ruimte vrij, maar – nog belangrijker – werden de actuele èn historische gegevens van iedere woning ook makkelijker toegankelijk voor de medewerkers.

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag