Vertrouwelijkheid & beveiliging bij Dataspace

Vertrouwelijkheid

U kunt erop vertrouwen dat uw gegevens bij Dataspace veilig zijn en dat bij ons vertrouwelijkheid en beveiliging bovenaan staan.

Veilige opslag

Opslag vindt plaats in een afgesloten, gecompartimenteerd en beveiligd archiefdepot, dat voorzien is van CCTV en toegangscontrolesystemen met autorisatie. Enkel medewerkers van Dataspace hebben toegang tot de archiefdepots. Archiefdepot zijn volledig geconditioneerd en inbraak- en brandpreventief gebouwd in een omgeving zonder verhoogd risico op calamiteiten. De brand- en beveiligingsinstallatie zijn 24/7 verbonden met een meldkamer met opvolging. Archiefdepots worden preventief behandeld tegen ongedierte, knaagdieren en papier-etende insecten. Archiefstukken zijn voorzien van barcodes en daardoor onherkenbaar voor derden.

Digitale beschikbaarheid

We hebben verschillende netwerken ingericht in onze werkomgeving. Door gebruik te maken van gescheiden IP-reeksen voor interne en externe communicatie, worden de gevaren van inbreuk van buitenaf al voor een deel beperkt. Primaire doelen zijn het voorkomen van dataverlies en een hoge beschikbaarheid. Onze servers en onze hardware zijn gevirtualiseerd en redundant uitgevoerd. In het geval van een calamiteit, wordt een server automatisch overgenomen door een andere machine. Daarnaast staan servers die naar het web communiceren in een DMZ (De- millitarized zone), zodat ze in een afgezonderd gedeelte van de firewall bereikbaar zijn en nimmer gelijktijdig verbinding hebben met het interne netwerk. Hiermee waarborgen we maximale beschikbaarheid en veiligheid.
We maken gebruik van glasvezel van KPN dat een beschikbaarheid garandeert van 99,8%. Voor viruspreventie maken we gebruik van de diensten van haar IT-partner.

Betrouwbaar personeel

Al onze medewerkers overhandigen een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG-NP) en ondertekenen een uitgebreide geheimhoudingsverklaring voordat zij bij Dataspace in dienst treden. Informatie van en over opdrachtgevers en medewerkers is vertrouwelijk en wordt niet zonder toestemming van de betrokken partij aan derden gegeven. Onze systeembeheerder is verantwoordelijk voor het complete geautomatiseerde systeem, inclusief alle data. Alleen de systeembeheerder en directie zijn bevoegd om wijzigingen in dit systeem door te voeren.

Gedegen onderhoud

Voor onze hardware en software hebben we supportcontracten. Ons netwerkbeheer wordt uitgevoerd door een externe IT-partner die ons netwerk en onze servers 24/7 monitort en maandelijks rapporteert over de beschikbaarheid en capaciteit. Bij afwijkende waardes wordt direct ingegrepen of contact opgenomen met onze interne IT-afdeling.

Verantwoorde vernietiging

Vernietiging van archiefstukken of hardware gebeurt op een verantwoorde manier op basis van NEN- en milieunormering door een daarvoor gespecialiseerd bedrijf.

Aan de hand van onder meer de volgende kernpunten vindt bij Dataspace kwaliteitsborging plaats:

  • geheimhoudingscontracten
  • standaard documenten
  • standaard opbouw dossiers
  • personeelshandboek
  • calamiteitenplan
  • noodplan
  • standaard procedures t.a.v. transport, inslag, verwerking, uitslag
  • standaard procedures t.a.v. opvraging en bezorging
  • structurele training en opleiding voor personeel
  • periodieke audits door externe partij
  • dagelijkse back-ups
  • 100 % controle bij digitaliseringsopdrachten
  • periodiek onderhoud (branddeuren, installaties, alarm, beveiliging)
  • periodiek ongedierte bestrijding (ratten, muizen, insecten, ovenvisjes, zilvervisjes en franjestaarten)
  • uitleveringen per aangetekende post met ontvangstbevestiging

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag