Vanboeijen heeft alle personeelsdossiers digitaal beschikbaar in AFAS.

Eind januari 2017 kreeg ik (Emile van de Spijker, account manager Dataspace) een telefoontje van Jan Vredeveld om een eerder gemaakt voorstel voor het digitaliseren van de personeelsdossiers aan te passen. Na de opdrachtbevestiging hebben wij in een persoonlijk gesprek het voorstel stap voor stap doorgenomen. De complete oplevering van alle dossiers was in april van dit jaar. Eind augustus heb ik bij Vanboeijen in een gesprek met Jan Vredeveld (Functioneel applicatie beheerder P&O) en Ineke Zwaneveld (Servicedesk P&O) de volgende vragen gesteld:

Wat doet Vanboeijen?
Vanboeijen geeft zorg aan bijna 800 cliënten die wonen in de provincie Drenthe. Er werken ruim 1.600 medewerkers die de zorg verlenen aan mensen met een verstandelijke beperking. Vanboeijen richt zich steeds meer op de complexere zorg.

Waarom zijn jullie op het gebied van de personeelsdossiers digitaal gegaan?
Vooral om de efficiëntieslag te maken. En een bijkomend voordeel was dat er nu een nieuwe vergaderruimte is ontstaan doordat de kantoorruimte waar alle kasten met de fysieke dossiers stonden overbodig werd. Ook kwam het wel eens voor dat er fysieke documenten kwijt raakten en dat er vaak nog stapels papier gedigitaliseerd en gearchiveerd dienden te worden. Er werd al voor een deel digitaal gewerkt met AFAS en alle dossiers laten digitaliseren was automatisch de volgende stap.

In hoeverre kunnen jullie spreken over tevredenheid over de aanpak van Dataspace?
Eigenlijk van het begin tot het einde tevredenheid. De woorden “zorgvuldig” en “meedenkend” schieten ons meteen te binnen. En alle beloften zijn nagekomen.

Heb je een advies voor bedrijven en instellingen die nog werken met papieren personeelsdossiers?
Denk goed na over hoe je je fysieke dossier inricht. De handelingen die je daarvoor moet doen zijn zeker niet ingewikkeld. We hebben ook bij andere instellingen gekeken en vanuit daar een eigen plan getrokken.

Wat te doen met de nieuwe fysieke aanwas van documenten?
Ruim twee jaar voor het laten digitaliseren van alle dossiers werden de eerste fysieke documenten al in AFAS geplaatst. En sinds een jaar werkt Vanboeijen met de scanoplossing van de PuntNLgroep. Ons advies is om ook daarin te investeren.

Alle fysieke personeelsdossiers zijn nu opgeslagen in het archiefdepot van Dataspace. Enig idee hoe lang Vanboeijen deze wil bewaren?
De dossiers veilig laten beheren door Dataspace kost geen vermogen. Hoelang deze daar nog blijven staan is nog niet duidelijk. Er is in de overeenkomst niet is gesproken over de periode van de extreme opslag. Vanboeijen zal daarom zelf beslissen wanneer de dossiers vertrouwelijk kunnen worden vernietigd.

Samengevat in een quote:
Het heeft ons opgeleverd wat we ervan verwacht hebben. Bij Dataspace geldt: afspraak is afspraak, klantvriendelijkheid, van begin tot het eind zeer zorgvuldig en ook alle contactmomenten waren prettig. Vanboeijen zou Dataspace bij iedereen aanbevelen!

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag