Uitbesteding van archiefbeheer Jeugdbescherming Overijssel

Wat doet Jeugdbescherming Overijssel (JBOV)?

Loopt de ontwikkeling van kinderen (0 tot 18 jaar) ernstig gevaar vanwege problemen bij het opgroeien en opvoeden, dan helpt JBOV deze kinderen en hun ouders/opvoeders. Ook biedt JBOV ondersteuning aan kinderen die depressief of autistisch zijn of ernstige gedragsproblemen hebben. Kinderen, jongeren, ouders, opvoeders kunnen ook zelf het initiatief nemen en contact met JBOV opnemen. Professionele hulpverleners kunnen naar JBOV doorverwijzen en/of benaderen voor informatie en advies. Ook kindermishandeling kan bij JBOV gemeld worden.

Onlangs heeft JBOV gekozen voor Dataspace omtrent de uitbesteding van archiefbeheer.

Waarom uitbesteding van archiefbeheer?

“JBOV wil digitaliseren om de lopende dossiers vanaf elke gewenste locatie, onafhankelijk van tijd en plaats, op te kunnen vragen en beschikbaar te hebben”: aldus. Daarnaast wil JBOV vierkante meters besparen. Al met al is het doel de fysieke dossiers te vervangen voor digitale dossiers en is de uitbesteding van archiefbeheer toevertrouwd aan Dataspace. Inmiddels zijn bijna alle afgesloten dossiers opgeslagen bij Dataspace. We hebben hiervoor een PVE opgesteld, totaal vijf leveranciers uitgenodigd en een schouwing gedaan. Al vrij snel was er een goede klik met Dataspace. Uit gesprekken en de offerte werd duidelijk dat Dataspace ons heel serieus nam en werd er snel gereageerd op vragen, dat gaf vertrouwen!

Het is een prettig idee dat het afgesloten archief nu volledig voldoet aan de archiefwet. Overdracht van JBOV naar Dataspace verliep vlekkeloos! Doordat JBOV de dossiers reeds voorzien had van een uniek archiefnummer met bijbehorende omschrijvingen, was Dataspace in staat om deze gegevens (metadata) te koppelen aan haar unieke barcodes. Hierdoor is ieder dossier eenvoudig terug te vinden in de beveiligde opslag van Dataspace. Middels de internetapplicatie van Dataspace (FileLive) zijn de dossiers opvraagbaar. Indien gewenst zij de documenten binnen enkele minuten geleverd middels Scannen on Demand. Hierdoor raken er geen dossiers zoek en behoudt JBOV grip op haar dossiers voor nu en in de toekomst.

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag