Personeelsdossiers van Spirit gedigitaliseerd

Recent heeft Dataspace de personeelsdossiers van Spirit gedigitaliseerd en op documentniveau opgeleverd in de Raet-omgeving van Spirit. Emile van de Spijker (Account Manager Dataspace) in gesprek met François Mittertreiner, enkele maanden na de succesvolle oplevering.

Wat is Spirit en wie is François Mittertreiner?

Spirit is een jeugdzorgorganisatie met ruim 1.100 medewerkers in Amsterdam en Zaanstreken, een stichting die hulp en zorg levert aan kinderen van 0 tot 23 jaar in diverse vormen. Denk aan pleegzorg, gezinshuizen, jeugdmaatschappelijk werk, sexualiteits-trainingen op scholen en dus alles om en rond het kind. Om meer te weten te komen over Spirit, klik hier.

François Mittertreiner is interim-manager salaris administratie en houdt zich vooral bezig met projecten waaronder het digitaliseringproject, de Spirit Academie en alles omtrent beleid en bedrijfsvoering.

Waarom ben je op het gebied van de personeelsdossiers digitaal gegaan?

Waarom niet kun je beter vragen! Wat je voornamelijk merkt in de zorg is dat ze op dit gebied een beetje achter lopen. En ik ben altijd van de eenvoud en probeer het voor de medewerkers makkelijk te maken. We hadden een afdeling vol met kasten, vol met dossiers. Soms raakten we even wat kwijt, dan was er een dossier weer meegenomen. Dat kwam ik te vaak tegen. Toen ben ik gaan kijken naar de mogelijkheden om de personeelsdossiers te laten digitaliseren. Bij de cliëntenadministratie hadden ze dit al gedigitaliseerd. Ik ben via Raet in contact gekomen met Dataspace en het besluit genomen om de personeelsdossiers te laten digitaliseren.

Het is wel een investering maar we hebben er zoveel profijt en plezier van dat alle dossiers op orde zijn. Medewerkers kunnen gemakkelijk bij de dossiers én alle stukken zitten erin. Recent zijn onze multifunctionals voorzien van de Raet-Connector en kunnen wij direct de nieuwe documenten in het digitale dossier plaatsen.

In hoeverre kun je spreken over tevredenheid over de aanpak van Dataspace?

Dat was heel erg prettig! Vooral ook het persoonlijke contact met Bart Verkoelen (Projectmanager Dataspace). Wij werden goed op de hoogte gehouden en kregen altijd (ook telefonisch) snel antwoorden op onze vragen. Zeker omtrent het opvragen van de dossiers wat Scannnen on Demand heet. Uiteindelijk is dat 5 keer voorgekomen tijdens het hele proces. Ook prettig was het dat het tijdspad keurig was beschreven en aangehouden. Afspraak = afspraak.

Heb je een advies voor bedrijven en instellingen die nog werken met papieren personeelsdossiers?

Voordat de dossiers zijn gedigitaliseerd heeft Spirit alle personeelsdossiers inhoudelijk geschoond. Dubbele documenten en documenten die niet bewaard hoeven te worden zijn verwijderd. Dus eerst opschonen en goed nadenken over de structuur van het digitale dossier. Welke en hoeveel documenttypen wil je gaan gebruiken en dat ook in de organisatie breed verspreiden. Wij hebben gebruik gemaakt van de Raet consultant (Nienke Meindersma) voor de begeleiding van het hele proces. Er is een best-practice meegenomen, besproken en aangepast. Verder zijn de contacten tussen Raet en Dataspace keurig verlopen.

Wat te doen met de nieuwe fysieke aanwas van documenten?

Nadat deze zijn ingescand gaan de documenten terug naar de werknemer (bv VOG of een diploma) en anders wordt het document vernietigd. Er is geen nieuwe fysiek dossier opbouw. Er is wel contact geweest met de advocaat en de digitale ondertekende contracten zijn rechtsgeldig.

Alle fysieke personeelsdossiers zijn nu opgeslagen in het archiefdepot van Dataspace. Enig idee hoe lang Spirit deze wil bewaren?

Er is gekozen om de dossiers nog even te laten staan om eventuele opvragingen te doen maar dat is tot op heden niet voorgekomen. Op ons verzoek zullen wij de dossiers vertrouwelijk laten vernietigen.

Samengevat in een quote van François:

Gemak, overzicht, tijdwinst en het dossier is altijd beschikbaar, anytime anywhere!

Wilt u nog een succesverhaal lezen van een zorginstelling waarvoor wij dossiers hebben gedigitaliseerd? klik hier!

Personeelsdossiers

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag