De samenwerking tussen Dataspace en Abrona

Abrona

Abrona is een organisatie voor dienstverlening aan mensen met een (verstandelijke) beperking in de provincie Utrecht. De medewerkers van Abrona zorgen samen voor de kwaliteit van de zorg en de dienstverlening aan mensen met een (verstandelijke) beperking en hun verwanten. Door de dagelijkse contacten tussen medewerkers en cliënten en tussen medewerkers onderling ontstaat bij cliënten de kwaliteitservaring die Abrona kenmerkt: vertrouwen en verantwoordelijkheid voor elkaar. Ook biedt Abrona vele vormen van behandelingen. Daarnaast heeft Abrona een aantal bedrijfsmatige projecten waar mensen met een verstandelijke beperking werken, zoals een hotel, een eetcafé, een winkel, een kunstuitleen en allemaal gevestigd in de provincie Utrecht op eigentijdse locaties.

In het voorjaar van 2012 heeft Abrona besloten om de essentiële administratieve HR werkprocessen zoals adreswijzigingen, personeelsmutaties, salarisstrook, declaraties, enz. te digitalisering. Dit project beoogde de volgende doelstellingen: bevorderen van eigen regie bij medewerkers, tijdsbesparing voor leidinggevende en professionals en kwaliteitsverhoging doordat documenten niet meer zoek raken en snel en overal opvraagbaar zijn.

Om deze doelstellingen maximaal te behalen zou het, dan nog, papieren personeelsdossier digitaal beschikbaar moeten worden. Op dat moment kende Abrona een apart papieren personeelsdossier, een papieren salarisdossier en werden sommige gegevens zoals diploma’s, opleidingsovereenkomsten, kopie paspoort/ID kaart en loonbelastingverklaring in nog weer andere aparte mappen bewaard.

Petra van der Schaar (Beleidsadviseur HR)

“Abrona heeft de keus gemaakt voor het digitale personeelssysteem, Raet online (YouForce). Raet werkt nauw samen met een drietal scanbureaus. Deze drie scanbureaus hebben we in de zomerperiode van 2012 uitgenodigd voor een offerte traject. In september hebben wij de keus gemaakt voor Dataspace. De offerte van Dataspace sloot goed aan bij onze kwaliteitseisen, procesinrichting, prijsstelling en onze indruk met betrekking tot betrouwbaarheid. Je geeft toch alle personeelsgegevens uit handen. Dat moet ook wel goed voelen!”

Betrouwbaar

“Daarbij hadden wij een aantal collega instellingen geraadpleegd en ook hun ervaringen met Dataspace waren lovend. Kernwoorden waren: Goede service, betrouwbaar en prima scankwaliteit. Begin oktober hebben wij een 5-tal personeelsdossier aangeleverd waarmee een proefscan gemaakt is.”

Goede voorbereiding

“Zo konden wij de kwaliteit bekijken en beoordelen. Voor ons heel erg handig omdat wij gelijk ons proces met betrekking tot het opschonen konden toepassen en testen. Data Space levert een compleet draaiboek op zodat je precies weet wat en wanneer wordt uitgevoerd. De maanden oktober, november en december hebben wij gebruikt om de personeelsdossier scanklaar te maken. Dit was een enorme grote klus wat gelukkig op tijd klaar was.”

Resultaat

“Dataspace heeft ons in en tijdens dit proces goed kunnen adviseren. Eind december zijn de dossier in twee dagen opgehaald. De mensen van Dataspace hebben dit zorgvuldig en netjes gedaan. Begin januari 2014 konden de scans ingelezen worden. De kwaliteit van de in gescande documenten is goed: scherp en helder. Abrona heeft besloten om de papieren personeelsdossier nog een jaar extern op te slaan. Dit heeft Dataspace prima voor ons geregeld.” Klik hier om meer te weten te komen over Abrona.

Benieuwd hoe Dataspace heeft geholpen bij de digitalisering van Argos Zorggroep? Klik hier!

 

 

 

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag