Personeelsdossiers van Argos Zorggroep zijn digitaal

In juni 2016 ontving ik (Emile van de Spijker, account manager Dataspace) een aanvraag van de Argos Zorggroep om de 2.100 personeelsdossiers van Argos Zorggroep te digitaliseren. Mijn eerste prettige kennismaking in Schiedam was met projectleider Jeroen Bering. Op basis van alle aantallen, wensen en eisen heb ik een passend voorstel ingeleverd. Na vergelijking van de door Argos Zorggroep ontvangen voorstellen werd ik uitgenodigd voor een tweede gesprek. Het doel was om met een grotere delegatie mijn voorstel door te nemen en in te gaan op onze werkwijze. Daarnaast werden de voorbereiding, de scantest, de kosten, de planning, de taakverdeling etc. doorgesproken. Deze afspraak was in september 2016. De delegatie bestond uit twee medewerkers van PA/SA, Jorien Jansen (HR Manager), Kees Odijk (Inkoop) en daarnaast projectleider Jeroen Bering.

In oktober 2016 heb ik met Kees Odijk de laatste punten doorgenomen en werd de opdracht aan Dataspace gegund! Ik weet als geen ander dat goede communicatie tussen Argos Zorggroep en Dataspace essentieel is voor een solide samenwerking. Voor de aanvang van deze opdracht legt onze projectmanager de communicatielijnen en -onderwerpen samen met de projectleider van Argos Zorggroep vast in een draaiboek. Door de voorbereidingen van Argos Zorggroep is het project in maart 2017 gestart met het ophalen en en daarnaast opleveren van de testdossiers. De resultaten van deze scantest waren leidend voor het hele digitaliseringproject.

Na de succesvolle digitale oplevering van de 2.100 personeelsdossier (rechtstreeks in Youforce) heb ik een aantal vragen aan Jorien Jansen mogen stellen inzake dit digitaliseringsproject:

Wat doet de Argos Zorggroep?

Argos Zorggroep biedt deskundige zorg, behandeling en ook gezelligheid aan ouderen. Dit doen wij bij hen thuis of in een van onze huizen voor verzorging en/of revalidatie in Schiedam, Vlaardingen, Maassluis, Spijkenisse, Hoogvliet, Poortugaal en Rhoon.

Waarom zijn de personeelsdossiers van Argos Zorggroep gedigitaliseerd?

Bij de implementatie van Youforce van Raet loop je vanzelf tegen de papieren personeelsdossiers aan. Om wél de processen te digitaliseren maar de output niet, is raar. En dan is het kwestie van plannen maken en kiezen hoe en met wie je de personeelsdossiers van Argos Zorggroep gaat digitaliseren.

In hoeverre kun je spreken over tevredenheid over de aanpak van Dataspace?

Argos is zeer tevreden over de aanpak. Het voorstel was helder, er is meegedacht voor de beste oplossing en daarnaast zijn alle afspraken zijn goed nagekomen. De oplevering was zelfs ruim binnen de planning.

Heb je een advies voor bedrijven en instellingen die nog werken met papieren personeelsdossiers?

Als je de HR-processen gaat digitaliseren (ongeacht met welk pakket) is het ook tijd om de papieren dossiers hierin mee te nemen. Argos heeft met een klant van Dataspace gesproken over hun keuzes in dit proces. Daar is uitgekomen dat het aan te raden is de dossiers vooraf te schonen en op orde te brengen. Bij Argos is dankzij het vooraf schonen de omvang van de dossiers met 50% afgenomen. Ook zijn de dossiers inhoudelijk op orde gebracht, zodat het scannen snel en vrijwel foutloos is verlopen. Wij vinden de extra inspanning vooraf zeker de moeite waard.

Wat te doen met de nieuwe fysieke aanwas van documenten?

Omdat de overstap naar digitale formulieren en de oplevering van de dossiers vrijwel gelijktijdig hebben plaatsgevonden, is de papieren aanwas zeer beperkt gebleven. Deze is handmatig gescand. De volgende stap is om onze scanners met slimme scanfunctionaliteit uit te rusten, zodat het scannen van documenten nog efficiënter gaat.

Alle fysieke personeelsdossiers zijn nu opgeslagen in het archiefdepot van Dataspace. Enig idee hoe lang de Argos Zorggroep deze wil bewaren?

We hebben afgesproken dit vooralsnog voor één jaar te doen, voor het geval er nog een navraag komt. We verwachten dat we na deze periode de dossiers verantwoord kunnen laten vernietigen.

Samengevat in een quote van Jorien:

Het digitaliseren van papieren dossiers met Dataspace is een klantvriendelijke, logische en daarnaast service-verlenende oplossing voor iedere organisatie die gaat digitaliseren. De personeelsdossiers van Argos Zorggroep zijn gedigitaliseerd precies hoe dat wij dat graag wilde.

 

Personeelsdossiers van Argos Zorggroep

 

 

 

 

 

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag