Sinds deze maand is er geen papieren personeelsdossier meer te vinden op de campus. Alle personeelsdossiers (inclusief declaranten en overige contacten) zijn gedigitaliseerd door Dataspace. Sinds 1 april 2015 werkten de personeelsfunctionarissen al met digitale dossiers van nieuwe medewerkers.


Overzichtelijke indeling

De dossiers zijn terug te vinden in Corsa en hebben een vaste indeling. Documenten over hetzelfde onderwerp zijn gebundeld en terug te vinden onder duidelijke onderwerpen als verlof, arbeidsovereenkomst, etc. Verder is er een slag geslagen in het opschonen van de dossiers. Stukken waarvan de bewaartermijn is verstreken zijn vernietigd.

Geen papier meer

Ook al wordt er al sinds 1 april 2015 digitaal gewerkt, vanaf vorige week is er dus ook echt geen papier meer te vinden in de kasten. Alle dossiers staan in de kelder van het centraal archief.

Belangrijke stap in het digitaal werken

Projectleider Mo Tiel: “Met de digitale dossiers hebben we een belangrijke stap gemaakt in het digitaal werken. Maar het blijft een beetje wennen. Bladeren door papieren stukken is er niet meer bij. Groot voordeel is dat een personeelsfunctionaris vanaf de werkplek toegang heeft tot alle dossiers van de eenheid waarvoor hij/zij werkt. Er zwerven geen kopieën meer rond. Ook kunnen de archiefmedewerkers de wettelijke bewaartermijnen van de documenten beter bewaken en beheren. Zoeken in de dossiers gaat goed omdat een document ‘hangt’ onder een van de onderwerpen die we hebben vastgesteld. We werken nog aan een eenvoudigere zoekfunctie zodat je in de dossiers op een Google-achtige manier kan zoeken naar documenten. Zo wordt het steeds gemakkelijker met de digitale dossiers te werken.”

Leidinggevenden

Op dit moment werken de personeelsfunctionarissen en archiefmedewerkers in het digitale dossier, zij kunnen stukken toevoegen en verwijderen. De personeelsadviseurs kunnen alleen stukken raadplegen. In januari start er een pilot bij het Radboud Sportcentrum waarbij de leidinggevenden de dossiers kunnen inzien van de medewerkers die volgens de hiërarchische lijn onder hen vallen. Wanneer leidinggevenden zelf bij de dossiers kunnen, dan biedt dat een aantal voordelen: dossiers hoeven niet meer fysiek verplaatst te worden, er raken geen stukken kwijt en het voorkomt schaduwdossiers op de eigen computer. Overzichtelijker en efficiënter dus.

Meer informatie over alle voordelen van een digitaal personeelsdossier?

Neem contact op met Laurens van Thiel of Emile van de Spijker.
Telefoonnummer 040 – 293 13 18

Deel dit bericht