Meer ruimte en tijd voor Dunavie


In de zomer van 2016 zijn alle VHE-dossiers van Dunavie gedigitaliseerd door Dataspace. Yvonne Versteeg, recordmanager bij Dunavie, vertelt aan Laurens van Thiel (Dataspace) hoe Dunavie de samenwerking ervaren heeft en wat het daarnaast heeft opgeleverd.

Wie is Dunavie?

Dunavie is een woningcorporatie in Katwijk met zo’n 8.000 woningen, bedrijfspanden en daarnaast garages. Dunavie biedt een passend thuis aan mensen die niet of moeilijk zelf in huisvesting kunnen voorzien. Door te zorgen voor goed wonen geven wij een prettige thuisbasis aan onze huurders en daarmee ruimte voor (zelf)ontwikkeling. Want daar zetten wij ons graag voor in. Wij zijn nauw betrokken bij onze huurders en ook de lokale samenleving. Samen met hen werken we aan goed en betaalbaar wonen in Katwijk, Rijnsburg en Valkenburg voor nu en later.

Wat was de reden voor Dunavie om de dossiers te digitaliseren?

In het ondernemingsplan 2015-2019 is gesteld dat we de bedrijfsvoering verder wilden digitaliseren om de dienstverlening verder te verbeteren en efficiënter te werken Dunavie wil zich aanpassen aan de veranderende omgeving waarin andere vaardigheden en ander gedrag wordt gevraagd. Het project digitaliseren rijkt hulpmiddelen aan die daarbij helpen.

Dunavie verwacht een verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening door:
–    Plaats- en tijdsonafhankelijk delen van kennis en informatie
–    Beheersing over ongestructureerde gegevens (controleerbaar,    gebruikersvriendelijk en goed vind- en doorzoekbaar)
–    Aanwezigheid heldere werkafspraken
–    Alleen nog met gedigitaliseerde archieven te werken
–    Zaakgericht te werken (voor geselecteerde processen)

Het gebruik van een DocumentManagementSysteem helpt Dunavie bij het leveren van betere service richting de huurders en daarnaast geeft het een verbetering in de communicatie met collega’s en huurders.

Waarom Dataspace?

Een korte marktverkenning gaf aan dat Dataspace relevante ervaring heeft in de corporatiesector. Tevens sloot de voorgestelde aanpak goed aan bij de werkwijze van Dunavie.

Hoe heeft Dunavie het gehele traject ervaren?

Dataspace heeft goed meegedacht met Dunavie over de door hen gestelde wensen en eisen. De uitvoering van de afspraken zijn op tijd en daarnaast met de juiste kwaliteit uitgevoerd. De samenwerking is als prettig ervaren. Op korte termijn worden ook andere archieven van Dunavie naar Dataspace overgebracht.

Wat zijn de voordelen van het digitaliseren?

Actuele en historische gegevens van onze woningen zijn makkelijker toegankelijk voor alle medewerkers van Dunavie. De medewerkers van het KCC kunnen vragen van klanten sneller afhandelen. Waar zij eerst naar de archiefruimte moesten lopen om het betreffende dossier op te halen, kunnen zij nu vanachter de computer informatie vinden.

Tips voor andere woningcorporaties?

Bedenk goed bij het digitaliseren van VHE-dossiers of er geen scheiding aangebracht moet worden in verhuurdossier en id-bewijzen. Betrek de actuele wetgeving rondom privacy hierin!

Meer weten over Dunavie? Klik hier!

dunavie01

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag