Werkwijze
Data Space werkt met een geautomatiseerd systeem op basis van barcode-identificatie. Wereldwijd zijn er ongeveer 3.000 Records Management Centers die gebruikmaken van deze software. Daarnaast heeft Data Space een eigen webapplicatie ontwikkeld waarbinnen gezocht kan worden naar archiefstukken en waarbinnen opvragingen gedaan kunnen worden. Deze is exclusief toegankelijk voor Data Space klanten.
Data Space biedt flexibiliteit in opslag en beheer !
Het geautomatiseerde systeem maakt het mogelijk in combinatie met de inrichting van het archiefdepot om verschillende formaten archiefdozen één op één over te nemen. U hoeft deze dus niet eerst over te pakken.
Standaard procedures
Data Space heeft al haar procedures uitgewerkt en vastgelegd conform de ISO-9001 norm.
Overdracht
Voor de overdracht van archiefstukken hanteren wij een standaardwerkmethode die de beveiliging van uw archief waarborgt. De procedures ten aanzien van de overdracht worden vooraf vastgelegd in een draaiboek op basis waarvan gewerkt wordt.
Registratie
Data Space werkt op basis van barcoderegistratie. Ieder archiefstuk wordt voorzien van een barcode alvorens de overdracht plaatsvindt. Iedere handeling wordt vastgelegd middels het scannen van de barcode. Zodoende vindt registratie plaats van de archiefstukken en zijn deze te allen tijde traceerbaar.
Ontsluiting van archiefstukken
Ontsluiting van uw archieven kan enkel plaatsvinden door geautoriseerde personen. Een archiefstuk dient te allen tijde schriftelijk te worden opgevraagd waarbij de autorisatie gecontroleerd wordt.
Een archiefstuk kan zowel fysiek als digitaal bezorgd worden.
