Home » Fysiek archiveren » FAQ’s
FAQ’s
Mag ik mijn papieren archieven na digitalisering vernietigen?
Ongeveer 90% van het papieren archief mag na digitalisering vernietigd worden. Wij kunnen u hierover nader adviseren. Voor meer informatie zie ook http://www.digitaleduurzaamheid.nl.
Kan Data Space ook mijn digitale archief online beheren?
Data Space beschikt over de nieuwste technologische oplossingen om uw archief veilig en betrouwbaar digitaal te beheren.
Kan Data Space ook (bouw)tekeningen digitaliseren?
Natuurlijk! De scanners van Data Space kunnen uw (bouw)tekeningen digitaliseren tot een maximale breedte van 90 cm. Desgewenst ook in kleur!
Waarom zou ik mijn dossiers digitaliseren?
1. Benodigde documenten sneller beschikbaar.
2. Meerdere geautoriseerde personen kunnen tegelijkertijd hetzelfde dossier inzien.
3. Data Space zorgt voor de implementatie in uw DMS.
4. Nooit meer fysiek op zoek naar documenten.
5. Het inzien van de dossiers is volledig tijd- en locatieonafhankelijk.
6. Maximale reductie van kans op het kwijtraken van documenten.
7. Bepaalde situaties financieel interessanter dan fysiek opslaan.
Kan ik bij Data Space mijn back-up veilig stellen?
Naast back-up tape opslag- en beheer biedt Data Space een geheel nieuwe dienst. Deze maakt het mogelijk om, op de hoogst mogelijke manier beveiligde lijnen, online een back-up te maken van servers, desktops en laptops.Tevens back-up van e-mail mogelijk.
Als ik een archiefstuk opvraag dat bij Data Space fysiek bewaard wordt, hoe lang duurt het dan voordat ik over mijn documenten kan beschikken?
Geautoriseerde personen kunnen zowel fysiek als digitaal snel over de archiefstukken beschikken:
Digitaal:
Middels scanning on demand zijn wij in staat om binnen zeer korte termijn de documenten beschikbaar te stellen.
Fysiek:
Het fysiek bezorgen van de archiefstukken kan met 3 verschillende snelheden:
1. standaard (binnen 48 uur)
2. expresse (dezelfde dag)
3. spoed (zo snel als logistiek mogelijk)
Mag ik als overheid mijn archief bij Data Space onderbrengen?
Data Space mag op termijn vernietigbare stukken voor overheidsinstanties beheren in het archiefdepot. Momenteel beheren we ook archieven van oa: ziekenhuizen, gemeenten, waterschappen, kamers van koophandel, etc.
Is professioneel archiefbeheer bij Data Space duurder dan bij self-storage units?
Nee, bij Data Space betaalt u enkel de meters, zonder investeringen in stellingen, conditionering en beveiliging.
Waarom zou ik mijn archief extern opslaan en beheren?
1. Voordeliger dan zelf beheren.
2. Optimale (brand)beveiliging, geconditioneerde omgeving.
3. Altijd voldoende capaciteit beschikbaar.
4. Barcoderegistratie per doos of dossier.
5. Compleet geautomatiseerd (> 1.000.000 barcodes).
6. Efficiënte import en export van gegevens,
7. Gegevens altijd overal beschikbaar via eigen internetplatform ‘Webtrack’.
8. 24 uurservice.
Waarom Data Space?
1. Ruim 10 jaar ervaring met archivering en digitale archivering.
2. Altijd direct capaciteit beschikbaar (150.000 strekkende meter capaciteit).
3. Knowhow : (beheer ca. 100.000 strekkende meter voor ca. 450 opdrachtgevers).
4. Ervaring : ca. 130.000 handelingen per jaar .
5. Digitaal specialist : ca. 50 miljoen scans per jaar.
6. Winstgevende, niet beursgenoteerde onderneming.
7. Landelijke dekking en eigen vestiging in Groot-Brittannië.
8. Alle documenten worden onder de best mogelijke condities bewaard.
9. Optimale beveiliging van data, zowel fysiek als digitaal.
10. Informatie is desgewenst altijd en overal beschikbaar.
11. Goede prijs-kwaliteitverhouding.
12. Toegerust voor de verwerking van grote aantallen.
13. ISO 9001:2008 gecertificeerd.
14. Actieve bewaking van de geregistreerde vernietigingsdata.
15. Volledig traceerbaarheid van archiefstukken vanaf moment van binnenkomst tot aan de vernietiging.
