Digitalisering Erasmus Universiteit Rotterdam

Digitalisering Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit in Rotterdam heeft de eerste fase van de digitalisering van de ruim 2.500 personeelsdossiers afgerond. Alle dossiers zijn inmiddels geschoond, gescand en via het document management systeem Corsa van BCT toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de afdeling Human Resources & Finance. Zij kunnen direct vanuit het ERP-systeem, dat ook modules voor HRM en salarisverwerking heeft, documenten uit de dossiers inzien. Binnenkort krijgen ook de afdelingshoofden en andere leidinggevenden toegang tot de digitale dossiers.

Decentralisatie van de activiteiten

Het belangrijkste argument voor de Erasmus Universiteit om over te stappen op digitale personeelsdossiers was de decentralisatie van de activiteiten. Daardoor werd het ook steeds moeilijker om de personeelsdossiers centraal te blijven beheren. ”Er werden steeds meer afdelingen in andere gebouwen ondergebracht, zodat het opvragen van papieren personeelsdossiers een enorme rompslomp werd”, zegt Raimond Geluk, hoofd archiefbeheer. “De dossiers moesten officieel aangevraagd worden. Ze werden in speciale tassen verpakt en vervoerd en waren vaak lang onderweg. Van lieverlee maakten de meeste afdelingen schaduwdossiers aan om de gegevens altijd bij de hand te hebben. Dat ging weer ten koste van de volledigheid en betrouwbaarheid van de centrale dossiers. Het kostenaspect met betrekking tot archiefruimte heeft voor ons niet echt een rol gespeeld, maar wel de mogelijke efficiency- en tijdwinst door het vergemakkelijken van de toegang en het beheer van de dossiers.”

Personeelsdossiers

Het digitaliseren van personeelsdossiers lijkt op het eerste gezicht niet zo’n complexe klus. Maar de Erasmus universiteit beschikt over zo’n 2.500 actieve personeelsdossiers, die gemiddeld uit 400 pagina’s bestaan. De dossiers van medewerkers die niet meer in dienst zijn, worden conform de geldende vernietigingstermijnen bewaard, maar niet gedigitaliseerd. “We bewaren alle documenten en correspondentie, die te maken hebben met het personeelsbeleid”, licht Raimond Geluk toe. “Personalia, verslagen van functioneringsgesprekken, opleidingen, verzuim, studiekosten, reiskosten en pensioenregeling. Sommige medewerkers werken hier al tientallen jaren, dus dijt zo’n dossier snel uit. Er zaten zelfs stukken in over regelingen, die al lang niet meer bestaan en documenten die al lang niet meer bewaard hoeven te worden.”

Corsa

Hoofdaannemer van het project werd Dataspace uit Eindhoven. Het bedrijf werkte samen met BCT, dat het document management systeem Corsa leverde, en Doxis uit Den Haag, dat de dossiers voor het scannen herindeelde en schoonde. “Het opschonen gebeurde volledig handmatig en leverde een reductie van zo’n 30 procent van het totale aantal pagina’s op”, verduidelijkt Laurens van Thiel, directeur van Dataspace. Er zat door achterstallig onderhoud, doublures en verlopen bewaartermijnen veel vervuiling in de dossiers. In overleg tussen de afdelingen Archiefbeheer en Human Resources & Finance van de Erasmus Universiteit was er inmiddels ook nieuwe indeling voor de dossiers vastgesteld. Doxis leverde de geschoonde en gestructureerde dossiers inclusief tabbladen en barcodes scanklaar aan. Daarna werden ze in batches naar Dataspace in Eindhoven gebracht waar ruim 750.000 pagina’s gescand en op schijf gezet werden. De discs werden naar de Erasmus Universiteit gestuurd, waar ze in Corsa ingelezen werden. Bij het digitaliseren is gebruik gemaakt van Optical Character Recognition (OCR). Hierdoor zijn alle documenten behalve op de standaard zoekfuncties ook op trefwoorden doorzoekbaar”.

Autorisatie managementsysteem Corsa

De dossiers worden beheerd in het document managementsysteem Corsa, waarin ook de autorisatie geregeld is. Daardoor krijgen medewerkers op basis van hun bevoegdheden toegang tot documenten. Dat is volgens Geluk een belangrijke, toegevoegde waarde van een document management systeem, want met papieren dossiers is er nauwelijks toezicht op het gebruik als dossiers eenmaal uitgeleend zijn. Een andere, belangrijke functionaliteit voor de afdeling HR&F is de koppeling met de HRM-module en salarisverwerking, waardoor de HRM-medewerkers direct vanuit het ERP-systeem de personeelsdossiers kunnen inzien. Deze functionaliteit wordt volgens Geluk door de medewerkers als buitengewoon prettig ervaren. Als de personeelsdossiers over enige tijd ook toegankelijk zijn voor de afdelingshoofden en andere leidinggevenden worden er ook workflows ontwikkeld voor de routering en afhandeling van documenten door medewerkers. Bij de Erasmus Universiteit zal de rol van Corsa als platform voor de digitalisering steeds belangijker worden. Er wordt al gewerkt aan een systeem voor bestuurlijke besluitvorming en ook de digitalisering van de studentendossiers en de digitale factuurafhandeling zullen op Corsa gebouwd worden.

De papieren dossiers zijn voorlopig opgeslagen in de beveiligde archiefdepots van Dataspace. De ongeveer 500 archiefdozen blijven daar staan totdat het digitaal archief officieel leidend is. De papieren dossiers dienen tot die tijd ook als fysieke back-up.

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag