Digitaliseren

Werkwijze

Dataspace is specialist op het gebied van digitaal archiveren en houdt zich hier al ruim 10 jaar mee bezig. Voor ieder digitaal vraagstuk kunt u bij ons terecht. Zo kunt u grote hoeveelheden dossiers laten digitaliseren, maar ook dossiers opslaan in een van onze archiefdepots en een archiefstuk pas laten scannen en digitaal bij u aan laten leveren op het moment dat het nodig is. Vanzelfsprekend binnen de afgesproken tijd.

Oplossingen voor uw digitale trajecten

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van digitaliseren? Onze adviseurs bekijken graag samen met u hoe we uw gegevens efficiënt en effectief kunnen scannen. Neem gerust contact met ons op voor een afspraak.

Bel +31 (0)40 - 293 13 18 of maak een afspraak

Voordelen

  • ruimtebesparing
  • verzekerde professionaliteit in digitalisering
  • al uw documenten veilig via internet raadpleegbaar
  • 100% inzichtelijk en 100% controle
  • uw documenten volledig op inhoud doorzoekbaar
  • integraties met applicaties als uw CRM, ERP, Microsoft SharePoint server, SAP zijn mogelijk
  • toegevoegde waarde in het proces van informatievoorziening
  • veilig en betrouwbaar (ISO-9001 norm)

Oplossingen

Bulkscanning is het in korte tijd digitaliseren van grote hoeveelheden papieren informatie. Dataspace heeft hier een unieke methode voor ontwikkeld die het mogelijk maakt een 100%-controle toe te passen op alle bulkscantrajecten. Op basis van beschikbare informatie controleren en toetsen wij de output, waar nodig herstellen we de output. Op die manier bent u ervan verzekerd dat alleen de juiste informatie in uw systeem wordt opgenomen.

Dataspace digitaliseert functioneel; met het digitaliseren van documenten moet voordeel behaald worden uit bestaande informatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • scannen ten behoeve van implementatie van een DMS (Document Management Systeem);
  • het door OCR-techniek (Optical Character Recognition) bruikbaar, doorzoekbaar en analyseerbaar maken van informatie;
  • groot-formaatdigitalisering;
  • Data Entry door gebruik van OCR-technieken;
  • gebruik van verschillende bestandsformaten (zoals PDF-A).

Dankzij de uitgebreide kennis van de meest voorkomende Document Management Systemen, is Dataspace in staat om toegevoegde waarde te leveren bij de implementatie van gescande documenten en digitale bestanden.

Bij Scanning on Demand (SOD) gaat het meestal om relatief kleine hoeveelheden van archiefstukken die digitaal gemaakt worden. Dat is voordelig als bekend is dat u slechts zelden een archiefstuk moet opvragen. U hoeft niet te investeren in het digitaliseren van een grote hoeveelheid archiefstukken, terwijl u wel digitaal kunt werken als dat gewenst is. We slaan uw dossiers op in een geconditioneerd en beveiligd archiefdepot, waar de archiefstukken altijd traceerbaar zijn. Op het moment dat u een archiefstuk of dossier nodig heeft, scannen wij het en leveren we het digitaal bij u aan.