Archiefbeheer

Werkwijze

Of u nu kampt met ruimtegebrek voor uw archief, of zoekt naar mogelijkheden om uw archivering beter te organiseren? Dataspace is uw specialist voor archiefbeheer. U kunt bij ons terecht voor archiefopslag en wij nemen het volledige beheer van uw archief over. Uw archief wordt volledig geautomatiseerd en onder de beste condities bewaard en beheerd. Desgewenst kunnen we ook een complete archiefverhuizing voor u organiseren en uitvoeren.

Oplossingen voor uw archief

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van archiefbeheer? Onze adviseurs bekijken graag samen met u hoe we uw archiefbeheer efficiënter en effectiever kunnen laten verlopen. Neem gerust contact met ons op voor een afspraak.

Bel +31 (0)40 - 293 13 18 of maak een afspraak

Voordelen

Archiefbeheer bij Dataspace levert u veel voordelen op:

  • ruimtebesparing
  • geen personele inzet nodig
  • verzekerde professionaliteit in archivering
  • alle gegevens voorzien van barcodes
  • 100 % inzichtelijk
  • informatie altijd traceerbaar en onmiddellijk opvraagbaar
  • toegevoegde waarde in het proces van informatievoorziening
  • veilig en betrouwbaar (ISO-9001 norm)

Oplossingen

Heeft u een archiefstuk nodig, dan kunnen wij het op verschillende manieren bij u krijgen, zowel fysiek als digitaal.

  • De medewerkers van onze eigen koeriersdienst kunnen archiefstukken bij u bezorgen.
  • U kunt stukken per aangetekende post laten verzenden.
  • Data Space kan archiefstukken digitaal ontsluiten met Scanning-on-Demand. Dit is de snelste en meest efficiënte wijze van bezorging.

Data Space kan ook uw back-uptapes beheren. Onze eigen kluizen zijn speciaal ingericht voor de opslag en het beheer van tapes. De registratie vindt op dezelfde manier plaats als bij overige archiefstukken: iedere tape wordt voorzien van een unieke barcodesticker. De barcode is gekoppeld aan uw kenmerk en aan een locatie in onze kluis.

Ook voor het laten rouleren van uw tapes kunt u terecht bij Data Space. De tapes worden dan in een zogenaamde ‘back-up case’ periodiek gewisseld of alleen getransporteerd. Wij gebruiken daarvoor onze eigen servicewagen die speciaal voor het vervoer van back-uptapes is ingericht. De medewerkers van onze eigen vervoersdienst kunnen ook worden ingezet voor de uitwisseling van tapes naar verschillende kantoorlocaties, daardoor hoeven uw medewerkers zich daarmee niet bezighouden te houden.

Bij Data Space werken gekwalificeerde medewerkers die archieven inhoudelijk kunnen opschonen. Zij hebben specifieke kennis en expertise op het gebied van juridische en fiscale regels en ruime ervaring met het bewerken van uiteenlopende archieven. Met name ook met het bewerken van overheidsarchieven ten behoeve van de overdracht naar het streek- of rijksarchief. De werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van een Basis Selectie Document, waarin we inzichtelijk hebben gemaakt wat wel en niet bewaard moet worden.

Ook voor vertrouwelijke vernietiging van uw archief, harde data, een röntgenarchief en microfiches kunt u terecht bij Data Space. Vernietiging vindt plaats volgens Europese richtlijnen norm: DIN 32757-1 (standaard klasse 3), conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens en norm EG 95/46. Naast bulkvernietiging biedt Data Space de mogelijkheid om permanent archiefvernietiging-containers te plaatsen. Voor alle professionele archiefvernietiging ontvangt u een certificaat van vernietiging.