Alliantie Voortgezet Onderwijs – processen digitaliseren

De Alliantie Voortgezet Onderwijs is een stichting met een zevental scholen voor voortgezet onderwijs in Nijmegen en omgeving. Op de scholen wordt onderwijs verzorgd in het vmbo, havo, vwo en gymnasium. Goed onderwijs. Dat is de ambitie van de scholen van de Alliantie. Goed onderwijs betekent dat de kwaliteit van het onderwijs voorop staat.

De Alliantiescholen hebben elk een eigen profilel, sfeer en klimaat. Samen bieden 1250 medewerkers een breed en volledig keuzepakket voor circa 11.000 leerlingen in de regio Nijmegen en het Land van Maas en Waal. Onze scholen werken aan de toekomst van leerlingen. Daarbij gaat het om goed onderwijs, maar ook om verantwoord burgerschap. Zorg voor de leerling is kenmerkend voor de Alliantiescholen, met aandacht voor schoolklimaat, pedagogische aanpak en veiligheid voor leerlingen en personeel. Betrokkenheid bij leerlingen en ouders, samenhang en helderheid in beleid en verantwoording kenmerken het bestuur en de scholen. In 2012 had de Alliantie Voortgezet Onderwijs besloten om processen te digitaliseren.

Processen digitaliseren

In de tweede helft van 2012 zijn de eerste contacten gelegd tussen de Alliantie en Dataspace. De Alliantie was druk doende een nieuw personeelsinformatiesystem te implementeren. Daarbij was een van de voornaamstedoelstellingen zoveel mogelijk processen te digitaliseren. Voordat besloten werd met Dataspace samen te werken, waren zowel op de school als op het bestuursbureau papieren personeelsdossiers aanwezig. Inefficiënt en verwarrend!

Thijs van den Hark, bestuursadviseur en projectleider bij de Alliantie.

Toen wij in de loop van 2012 aan de personeelsfunctionarissen van de scholen voorstelden alle personeelsdossiers te digitaliseren werd dat plan met de nodige scepsis ontvangen. Personeelsdossiers uit handen geven is een grote stap, ze moeten immers voortdurend te raadplegen zijn en hoe zit het met de privacy?

We moesten van goede huize komen om hen ervan te overtuigen dat het toch de enig juiste keuze was. Een zorgvuldig traject zou de scepsis enigszins weg kunnen nemen was ons idee. Toen we in contact kwamen met Dataspace hebben we eerst een goede aanpak met elkaar doorgesproken. Daarbij hebben we als Alliantie dankbaar gebruik gemaakt van de expertise van Dataspace en het geduld dat zij daarbij aan de dag legden. Zij waren met ons van mening dat alleen een zorgvuldig en goed doordacht traject tot succes zou kunnen leiden. De gesprekken hebben geleid tot een uitvoeringsplan dat er degelijk uitzag en waarin precies was vastgelegd wat van iedereen op welk moment werd verwacht.

De Alliantie heeft de personeelsdossiers eerst geschoond en samengevoegd. Daarna heeft Dataspace de opdracht aanvaard de resulterende papieren dossiers te digitaliseren. Dat process is tot volle tevredenheid van de Alliantie verlopen. De basis voor deze succesvolle operatie was een uitgekiend plan dat in samenspraak tussen Dataspace en de Alliantie vorm werd gegeven. Het ging om een strakke en toch flexibele planning en een prima en snelle onderlinge communicatie tussen de opdrachtgever en –nemer. Het geheel maakte een zeer degelijke indruk zodat we geen enkele opmerking hebben gehad van personeelsfunctionarissen op de scholen dat ze enkele weken geen directe toegang hadden tot de dossiers. De prijs-kwaliteitsverhouding van de geleverde werkzaamheden van Dataspace zijn de Alliantie goed bevallen; we hebben geen onverwachte kosten gehad.

Samenwerking met Dataspace

Gewoon duidelijk wat er gedaan moet worden, helder in een plan van aanpak neergelegd en dan vervolgens gewoon doen wat je afgesproken hebt op het overeengekomen tijdstip tegen het overeengekomen tarief is wat de Alliantie ervaren heeft in het onderhavige project. Simpel doch doeltreffend!

Meer weten over de Alliantie Voortgezet Onderwijs? Klik hier!

Meer informatie?

Bel +31(0)40 293 13 18 of Bekijk mogelijkheden informatie aanvraag